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事例紹介

業務管理システム

excelやaccessをシステム置き換え業務効率化

日常対応する業務は、順序を決めて対応します。

例えば、現場ではエクセル、アクセスなどを使って、まずは簡単な業務支援ツールを使いはじめますが、これも、データが増えるにつれて、その修正に手間がかかったり、最終的に見たいグラフの表示までに時間を要するなどして、求める業務結果に辿り着けないという問題が生じてきます。

  1. エクセル、アクセルで扱えるデータ量の制限を受けて、検索がなぜか遅くなってきたというのも良く課題にあがります。
  2. 会社の上層部だけが、本質的なデータを見せらればよいということも良く言われます。
    そのためには、表示するコンテンツを権限ごとに分ける必要が生じます。職務権限によってデータを見せる、見せないということにも対応が必要になります。
  3. 2014年4月にWindowsXPの保守が終了となりますが、この事実は意外に知られていません。XP上で動作する業務システムの多くは、VB6という開発言語で作られているとおもいますが、VB.netへ移行する必要があります。ある日突然使えなくなるようなことがないように、いまのうちから準備をしておきたいものですね。

日常の業務がストレスなく、支援フォローされるためには、日課としている業務内容を良く分析をして、システムに系統立てて作り上げる必要があります。

業務フローは、月次や四半期ごとに、まとめの処理を行うこともありますので、少し長い期間の日時の業務も詳しくみていく必要があります。

お客様ごとに異なる課題をシステムで解決をはかり、業務にかかる費用を大きく削減いたします。

利用者の声

セミナーの管理業務

――マスターストック倶楽部というセミナーを開催しているとのことですが、今回システムを組むことでどのように便利になりましたか。

事務長 マスターストック倶楽部ではセミナーを通して会員を募集しております。セミナーにお越し頂いたはじめての方は、デモ会員として登録します、それから3週間の期間に、正会員になって頂けるかどうかの判断してもらいます。システムは当たり前ですが、この3週間を覚えてくれているので、私たちはそのことに特に気に止めなくてもいいが、いいですね。 会員の種別ごとに、情報サービスが異なるので、この会員管理のシステムがないと、とても対応することはできないと思います。会員さんが管理する銘柄もお一人ごとに違いますので、データベースとの連携はかならず必要となるからです。

――会員さんの情報サービスには違いがあるのでしょうか。

事務長 はい、あります。契約形態によって、利用できる契約本数に制限があったり、セミナー映像の視聴制限などになります。
会員さんごとにサービスが違ってくるので、システムのほうで制限をかけてもらっているのは良い仕組みだと思います。

――会員さんからのお支払いはどのように対応していますか。

事務長 月額会員さんの場合には、期限終了の*日前に、ログインした画面にあと*日で契約が終了しますよというお知らせと、メールによるお知らせを行わせて頂いています。事務局側は、会員さんとのコミュニケーションを個別に取っておりますが、このような契約に関しては、私たちが一人一人対応しきれない部分だと思いますので、システムが対応してくれているのはありがたいと思います。また現在は銀行へのお振込みをお願いしておりますので、お振込みの確認が取れましたら、会員様の契約延長の対応と、ご契約延長についてのお礼メールをシステムから自動発行させてもらっています。

――会員さんへの連絡方法はどうしていますか。

事務長 デモ会員様への登録日から経過日数をカウントしていて、お礼メールであるとか、状況確認メールなどはシステムの中に組み込んでおります。デモ会員さんも、最近は非常に増えてきておりますので、システムができる部分はシステムが対応するということで、事務局スタッフは個別フォローに時間を割けるようになったと思います。セミナー日などの変更も、タイマーメール機能が組み込まれているので、会員さんを選択をして、日時設定をしておくだけで、その時刻になりましたら、メールが送信される仕組みを活用しています。

――システムの開発期間、金額などが分かったら教えていただけますか。

事務長 はい、専属の開発者を数名割り当てて対応しています。素早く実現したい場合には無理を言っていますが、期限に厳しく対応するという感じでもありません、事務局スタッフがフォローできるところは、しっかりとフォローをして、システム開発に負担をかけないように注意しています。あまり無理を言って、開発スタッフの気持ちをそがないようにという配慮もあります。金額ですが、大体2名(多いときは4名位)がここ1年以上かけて構築してきましたので、だいたい想像できるのではないかと思います。初期コストを抑えながら、サービスの立ち上がりということを常に気にして対応してもらっているのは、運用をする側としては非常に良いと思います。

まとめ

システムの立ち上げをスピーディに行ない、繰り返し修正をしていくことのほうが、重要だと考えています。お客様から伝えられる業務内容に、システムがみずから合わせていけるよう、理想となる状態にまで、修正を繰り返すこと、お客様と一緒に育成していくようにしています。最初の初期コストはできるだけ低く抑えつつ、お客様の業務内容にあわせて、あとからどんどん修正を加えていくということで、クライアントの成功に導きます。私たちはお客様と真摯に向きあい、お客様の業務、満足度を高める方向で対応させて頂いております。その結果として、お客様もストレスなく業務を推進できていると思われます。

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